Главная » Интернет маркетинг » Кухня веб-студии » Как написать эффективное электронное деловое письмо/коммерческое предложение?

Как написать эффективное электронное деловое письмо/коммерческое предложение?

При составлении электронного письма, в деловой переписке не так много требований к оформлению, как бумажного, но есть свои особенности.

Приведенная схема годами отработана в нашем агентстве и позволяет за одно письмо решить много вопросов и экономит время и себе и клиенту.

Конечно это не догма, но какие то элементы вы можете смело использовать в своей практике деловой переписки по электронной почте.

  1. 1. Структура. У письма должна быть ясная аватар-почтаструктура, набор информационных блоков и порядок их изложения.
  2. Например такая:
    Тема письмаПриветствие
    Предыстория вопроса
    Что сделано и не сделано по данному вопросу
    Результат
    Рекомендации и соображения
    Что нужно сделать
    Контактные данные отправителя.

Разберем каждый блок по порядку.

  1. Тема письма. В теме письма должно быть указано: Название проекта/адрес сайта+сама тема письма.1_Тема_письмаТема с указанием названия сайта или проекта поможет быстрее найти нужное письмо как вам, так и клиенту.
    Соответственно не надо отсылать писем с незаполненной темой письма или общими фразами типа «Для Ольги» или «Коммерческое предложение».  2_Тема_письмаЧтобы выяснить какой макет прислали, надо открывать письмо. А коммерческое от ООО Консул так и не будет открытым. Кто такие ООО Консул, про что это коммерческое предложение?…Вот пример более удачных тем для письма4_Тема_письмаВы сами можете понаблюдать, письма с какими темами вы охотнее откроете, а какое пропустите. Соответственно всю исходящую почту лучше оформлять информативно и максимально конкретно для адресата.
  2. Приветствие. Такая банальная вещь, которой многие пренебрегают, а ведь от этого зависит, попадет ли вообще ваше письмо нужному человеку.
    Если письмо отправляется на корпоративный ящик электронной почты (это очень часто), то его могут читать несколько человек. Приветствие, не только вежливость, но и правильное адресация вашего письма.
    Варианты приветствий:
    Добрый день, Иван Петрович!
    Здравствуйте, Денис!
    Уважаемый Анатолий Сергеевич!
    Недопустимо писать в тексте письма что то типа «Приветики, мои зайки». (пишут и такое).
    Недопустимо обращаться фамильярно к адресату, даже если вы лично знакомы. У меня была менеджер по рекламе, которая писала клиенту «Привет, Тимурчик».
  3. Предыстория вопроса. Один абзац про то, почему вы это письмо пишете или информация по проекту. Нужно понимать, что клиент занят множеством дел и может не помнить о чем вы раньше договаривались и что он просил, или вообще вы ни о чем не договорились, а теперь хотите договорится. Хороший тон — написать предысторию вопроса.
    Варианты предысторий:
    — В продолжении телефонного разговора ….
    — Ранее вы просили выслать …
    — На прошлой неделе мы обсуждали…
    — Мы не получили ответа на наше письмо- Вам было отправлено коммерческое предложение 17 мая..
    и так далее. Вариантов может быть много.
  4. Что было сделано и не сделано по данному вопросу.
    Важный момент, особенно если это какие то отчеты или выполнение работ/услуг. В электронной переписке важно не пропускать то что не сделано, а делать пометку — «ждем информацию от техподдержки», «пока не знаем как решить этот вопрос», «мы не выполняем такие услуги» итд. Либо пояснение почему эта задача не выполнена. Вот фрагмент переписки с исполнителем, который четко отписывается по каждой из задач.ответы_по_задачам
  5. Результат. И только после всего этого, пишем результат, что получилось. Результат — это глагол в совершенной форме. Сделал, выслал и тд. Отрицательный результат — это тоже результат, его тоже надо писать, если уже так случилось.
    Если мы пишем коммерческое предложение, оно должно содержать цены, цифры, условия оплаты и другие существенные предложения, важные для принятия решения. Это важно, чтобы клиенту не пришлось уточнять детали.
    предложение_по_рекламеВот другой пример коммерческого предложения по установке 1C-CRM
    коммерческое_по_CRMНа первый взгляд коммерческое составлено неплохо, есть цена, расписано что входит в стоимость, есть информация о гарантийной поддержке.
    Но! Здесь нет информации о том, как начать работать и что для этого нужно. Для уточнение этой информации понадобилось 28 писем с двумя специалистами компании в результате нам так и не смогли сделать озвученные работы, так выявилось техническое ограничение с нашей стороны. Мы потеряли полтора месяца на переговоры, хотя задать вопрос о конфигурации нашей 1С можно было в самом первом письме.
  6. Рекомендации и соображения. Если в письме несколько вариантов развития событий, хорошо писать чем один вариант отличается от другого и какой вы рекомендуете. Не надо писать варианты, которые заранее не подходят клиенту и его не устроят.
    рекомендации
  7. Что нужно сделать. Так же важная часть письма — нужно четко сообщить что нужно сделать после прочтения письма. И это глагол, желательно с датой ответа.
    Варианты:
    — посмотрите отчет
    — оплатите счет
    — прочитайте коммерческое предложение
    — перезвоните
    — запросите счет
    — скажите устраивает вас такой вариант или нет
    — задайте вопросы, если что то непонятно
    — напишите, получено ли письмо
    и так далее.
  8. Контактные данные. Фамилия, имя, должность, название компании, адрес с городом, адрес сайта, телефон, электронная почта, скайп, другие контакты.

Еще один момент, если к письму прикрепляются файлы, необходимо делать сопроводительное письмо и описание что в этих файлах. Это хороший тон и не надо будет открывать файлы, чтобы вспомнить что там. Кроме этого, многие опасаются открывать прикрепленные файлы из-за вирусов.
Так же это облегчает поиск по почте.

Неудачный пример: Коммерческое предложение, в письме нет темы, само коммерческое в прикрепленном файле, кому адресовано непонятно — в корзину.

коммерческое_без_сопроводительного_письмаЕще пример. У компании запросили счет на оплату товаров.
коммерческое_без_сопроводительного_письма-2Сопроводительного письма так же нет. Кому адресовано — непонятно. Логичнее в тексте письма было бы написать что это ответ на ваш запрос от такого то числа, сообщить дополнительную информацию по оплате продукции (возможна ли доставка, сколько дней действует счет, как подтверждать платеж, нужна ли платежка с отметкой банкой и так далее). На уточнение этой информации ушло еще 4 письма и 2 дня времени.

Более удачное письмоТЗ_по_почте

 

 

 

 

 

 

 

 

Есть приветствие, предыстория (обещал сделать), информация о вложенном файле, само задание, указан срок, указана просьба сообщить что задание принято, есть полные контактные данные отправителя. Все это кратко и по делу. Некоторая фамильярность присутствует, но что делать внутри коллектива хорошие отношения между сотрудниками :-)

При перепечатке материала ссылка на galinatrening.ru обязательна.

Запись опубликована в рубрике Кухня веб-студии, Мои публикации. Добавьте в закладки постоянную ссылку.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *