Главная » Мои публикации » К вопросу подготовки публичного выступления

К вопросу подготовки публичного выступления

Возьмем для примера публичное выступление перед аудиторией до 30 человек в закрытом помещении, с демонстрацией слайдов и без использования микрофона.
Это достаточно частый формат презентаций, конференций, семинаров, когда оратору необходимо донести до аудитории опыт использования продукта, информацию о новых функциях продукта, отчитаться о проделанной работе.
Обычно оратор хорошо знает предмет и часто, максимум что готовит – это слайды к своему докладу.
Вот тут то и подстерегает уверенных в себе технических специалистов риск провала в качестве оратора. Вроде и доклад интересный, а аудитория как то вяло реагирует. А между тем, сделать выступление ярким и запоминающимся довольно просто.
Есть несколько технических приемов как расположить к себе аудиторию и удержать ее внимание на протяжении 30-40 минут. 

Технический регламент публичного выступления может выглядеть так:
10-00 – выезд из офиса
10-30 – Прибытие на место
10-30-10-45 – открытие зала (поиск ключей, включение электричества, проветривание. Примечание: В 70% случаях работы в выездных залах уходит на поиск ключей или человека, который с ними куда-то отлучился. Даже если вы перед этим 10 раз созванивались и просили открыть зал, ключей все равно на месте не будет. Будьте готовы оперативно переместится в другое помещение если ключей все таки не найдут).

10-45 — 11-00 Распаковка аппаратуры (ноутбук, проектор) и ее подключение, проверка. Из часто встречающегося: не хватает длины провода до розетки и розетка «не евро» или наоборот «евро» и подключится нельзя. Вывод: на незнакомые площадки носите переходник и удлинитель.

11-00 — 11-15 – подготовка зала: расстановка стульев в зале, подготовка места выступления для выступающего, установка стола для регистрации участников, расклейка указателей от входа в здание до места проведения семинара.
Примечание: При подготовке зала убедитесь, что голос выступающего будет слышен с последнего ряда, а самый мелкий текст на слайдах будет виден галерке и слабовидящим. Тут поможет настройка контрастности на проекторе и сдвиг стульев вперед.
Очень важно! Заранее распечатайте изображения указателей и расклейте их от входа в здание, до помещения, в котором проходит семинар. Текст с названием, датой семинара и временем начала должен висеть на входной двери здания с улицы и на двери в зал. Этим вы избавите себя от многочисленных звонков ваших знакомых, которые не могут найти зал, да и просто, проявите уважение к участникам семинара.

11-15 – 11-30 – регистрация участников семинара, общение со знакомыми, СМИ и т.д.
Примечание: В самый ответственный момент перед выступлением найдется немало желающих что-то спросить, начиная от «где здесь находится туалет» и заканчивая предупреждениям о пожарной безопасности от собственников здания. Будьте готовы уделить им время.

11-30 Первое предупреждение. Громко и четко поприветствуйте тех, кто пришел и сообщите что семинар начнется через 2-3 минуты, просьба отключить телефоны и закончить свои дела.
Текст может быть такой: 
«Уважаемые друзья! (ПАУЗА. Подождите пока на вас обратят внимание). Я смотрю, что почти все пришли, мы начнем буквально через несколько минут. А пока я прошу вас отключить звук мобильных телефонов и выбрать для себя наиболее удобное место. Спасибо за внимание».
Примечание. Первое предупреждение очень важное – оно позволяет подготовить аудиторию к внимательному слушанию и установить первый контроль оратора над аудиторией. Если этот пункт пропустить, то первые три минуты вашей речи аудитория будет шуршать бумажками, двигать стульями и «смажет» вам начало. К тому же в этот момент вы испробуете, как звучит ваш голос в аудитории, чтобы внимательно рассмотреть кто пришел, насколько аудитория заинтересована в вас и в вашем семинаре.

11-30 — 11-35. Ждете пока все придут и рассядутся. Если есть кто-то из знакомых, можно завязать разговор, поприветствовать входящих. Эти несколько минут позволят уменьшить волнение перед выступлением, наладить контакт с аудиторией.
Примечание. Все ораторы, даже самые опытные, волнуются перед выступлением. По статистике страх публичного выступления стоит на втором месте после страха собственной смерти, и только на третьем месте страх смерти собственных детей. Волнение есть и будет. Однако чем более знакома аудитория, тем меньше волнение. Походите между рядами, поправьте проектор, улыбнитесь присутствующим.
Внимание, ошибка! Для снятия волнения не употребляйте алкоголь!

11-35-11-37. Начало выступления. Формат мероприятия.
Перед тем как собственно начать ваше выступление, сообщите присутствующим куда они попали и как будет проходит семинар. Это важный момент, он позволяет выявить первые вопросы, и опять же настроить аудиторию на рабочий лад.
Текст может быть такой: 
«Итак, уважаемые участники семинара. Сейчас мы начнем. Вы пришли на семинар, который называется «Как составить технический регламент публичного выступления». Семинар будет длиться 30 минут, из которых 20 минут доклад и 10 минут практики. В конце вам раздадут информационный материал. Если в ходе семинара у вас появится вопрос, поднимите руку, я на него отвечу (или наоборот – если в ходе семинара у вас возникнет вопрос, задайте его в конце, у нас будет специальное время ответов на вопросы). Прямо сейчас у кого-нибудь есть вопросы?» (обычно вопросов ни у кого нет).

11-37 — 11-40. Представление оратора и мини-презентация семинара.
Представление оратора и мини-презентация задает темп и ход всему выступлению. Если представление составлено правильно, успех выступлению обеспечен. Задача представления – вызвать доверие к оратору, вызвать интерес к теме семинара.
Внимание, ошибка! Часто ораторы считают, что если текст доклада интересный, или аудитория хорошо знакома с оратором представление не нужно. Это не так! Люди запоминают начало и конец выступления, не будет начала, до конца могут и не досидеть.
Итак, текст представления может быть такой: 
«Уважаемые друзья! я рада вас приветствовать в этом зале на этом семинаре. Надеюсь, доклад, который вы сегодня услышите, будет полезен вам в вашей работе и сделает ваши выступления по настоящем яркими и запоминающимися. Надеюсь после ваших выступлений аудитория будет аплодировать вам стоя :-). (аудитория смеется над шуткой).
Я теперь позвольте представится, меня зовут Кузнецова Галина, и я молодец во многих отношениях (перечень званий и регалий). Итак, начнем.

11-40 – 11 – 43. Выяснение потребностей аудитории. 
После того, как аудитория познакомилась с вами, самое время познакомится с аудиторией. Очень важно в самом начале выяснить насколько аудитория знакома с темой семинара, волнует ли ее схожие проблемы, может в зале присутствуют эксперты, готовые задавать каверзные вопросы. Часто бывает, что оратор выступает-выступает перед аудиторией, старается, а аудитория вообще этой темы не знает, или наоборот знает настолько хорошо, что ей скучно.
Вопросы могут быть такими: 
Кто сталкивался с необходимостью готовить публичное выступление?
Есть ли в зале люди, которым приходится выступать публично?
Кто бы хотел научиться делать свое публичное выступление ярким и запоминающимся?
Как вы думаете, что необходимо для яркого выступления?
Как вы считаете, с какими проблемами сталкивается оратор, выступая публично?
И т.д. Если первые этапы контакта с аудиторией прошли хорошо, то на вопросы отвечать будут и руки поднимать будут, можно продолжать. Если на вопросы вдруг не отвечают – для вас это сигнал, аудитория не готова, ее надо расшевелить. Начните с простого:
Кому интересная тема семинара? Поднимите руки.
Что привело вас на семинар? Вот вы, молодой человек в первом ряду, скажите мне.
Ну и так далее.
Внимание, ошибка! Многие ораторы пренебрегают общением с аудиторией. Считают, что достаточно отчитать материал, показать слайды. Однако, как показывает практика, именно общение с залом делает выступлением запоминающимся. Доклад не запомнят, а то как вы обратились к участнику семинара по имени – запомнят.

11-43-12-10 Основная часть доклада. Делитесь своей интересной информацией с аудиторией. Если все сделано правильно, слушать будут с интересом, и вопросы задавать будут.
Примечание. При работе с вопросами – благодарите за каждый вопрос, при возможности, обращайтесь к участникам по имени.
Текст может быть такой:
Вопрос из зала: А как вы используете эту хреновину в своей работе?
Оратор: Какой интересный вопрос, спасибо. Как вас зовут, откуда вы?
Кто-то из зала: Билл Гейтс, США.
Оратор: Спасибо за вопрос Билл. Эта хреновина в нашей работе используется так и иногда так. Я ответил на ваш вопрос, Билл?
Если ответа вопрос вы не знаете или отвечать не хотите по каким-то причинам, можно сказать так:
Оратор: Спасибо за вопрос Билл. Использование этой хреновины, коммерческая тайна, к сожалению, я не могу раскрыть вам всех секретов. Впрочем, если хотите, подойдите ко мне после семинара, я расскажу вам лично (в 90% случаях после семинара никто не подходит).

12-10-12-20. Получение обратной связи от аудитории. Прощание.
На заключительном этапе хорошо выяснить насколько аудитории было интересно то что вы ей рассказали, ответить на вопросы, поблагодарить участников семинара, организаторов.
Текст может быть такой:
»Итак, наш семинар подходит к концу, и в заключение несколько слов от вас. Что вам понравилось, какую информацию вы бы еще хотели услышать?»
Какие-то отзывы из зала.
«Благодарю вас за теплый прием, ваш интерес к семинару. Я получила большое удовольствие, общаясь с вами, надеюсь взаимное. Так же хочу поблагодарить организаторов семинара компанию «Хабрахабр» за предоставленное помещение и оборудование.
Увидимся на следующих семинарах, доклад с семинара можно скачать с нашего веб-сайта. Так же возьмите буклеты о нашей компании, у кого есть вопросы лично ко мне, буду рада на них ответить прямо сейчас.
До новых встреч, друзья!»

12-20-12-30. Общение с поклонниками и просто интересующимися.
12-30-12-40 Демонтаж аппаратуры, сбор мусора в помещении (негоже оставлять бумажки и карандаши после себя).
12-40-12-50. Личная благодарность тем, кто предоставил помещение, сдача ключей.
12-50-13-00 демонтаж указателей (помните, мы их вешали на скотч перед началом семинара) по дороге к выходу из здания.
13-00- 13-00 выезд в офис.
Написание пресс-релиза о семинаре. Рассылка участникам семинара, либо публикация на веб-сайте компании.
На следующий день – разбор полетов, корректировка слайдов, выступления. Что бы в следующий раз выступление было еще лучше!

Спасибо за внимание!

При перепечатке материала, ссылка на galinatrening.ru обязательна!

Запись опубликована в рубрике Мои публикации. Добавьте в закладки постоянную ссылку.

Комментарии запрещены.